Telephoning in German — What you need to know

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Telephoning in German — What you need to know

[Ring, ring, ring. Click.] Marathon Sprachen. Langenegger am Apparat, guten Tag.
Ah, ah, ah, … English?…
Oh, yes, English is ok.

The above telephone conversation occurs on a regular basis even with people who have a B1 or higher level of German, but it doesn’t have to.

Language is about communication. Since humans developed vocal chords we’ve been able to construct language and express ideas. Speaking and listening used to only be possible face to face. Then came the phonograph and we could record our voices and finally the telephone and we gained the ability to speak to people without seeing them.

The telephone is probably one of the most dominant and used pieces of technology. Since the invention of the smartphone, these devices have reached an omnipresent status in our modern world. And yet, though most of us carry a phone around with us wherever we go, many of us have a fear of speaking to others on the phone, especially in a foreign language.

In this post, I want to give you some important tips and tricks for speaking on the phone in German. The first goes back to my previous post and what I wrote above. Language is about communication and it takes two to make that happen, so you always have the right to ask someone to slow down or repeat what they’ve said.

Important when telephoning in German:

  1. At work answer with your company name, then your last name then a greeting. z.B. “Firma Super Handy AG, Müller, guten Tag.”
  2. At home answer with your family name and a greeting. z.B. “Langenegger, guten Tag.”
  3. If you see that it’s your good friend calling (with mobile phones today it’s easy to identify callers and be +90% sure that that is exactly who is calling), you can answer with a hello and their first name. z.B. “Hallo Margrit!”
  4. When speaking about work colleagues use Herr/Frau and their last name. z.B. “Herr Schmidt ist leider nicht da.”
  5. If you answer a colleague’s phone, you should also tell the caller this, by identifying which phone they’ve called. z.B. “Firma Super Handy AG, Müller, Apparat Zeiss, guten Tag.”
  6. Keep a copy of the phonetic alphabet (die Buchstabiertafel) beside your telephone to assist with spelling and keeping notes. Letters like B & P, A & Ä, and M & N can cause problems because they sound similar. Below is a copy of the phonetic alphabet, localized for Germany, Austria, and Switzerland.
  7. When you end a telephone conversation you say goodbye and the German phrase for that is “Auf Wiederhören.” (literally: Hear you again.)
ÄÄrgerÄrgerÄsch (Aesch)Alfa-Echo
ßEszettscharfes S


Useful German vocabulary for telephoning:

  • das Telefon, -e — telephone
    • ans Telefon gehen — to answer the phone
  • die Telefonnummer, -n — telephone number
  • der Hörer — handset
    • den Hörer abnehmen — to answer the phone
    • den Hörer auflegen — to hang up the phone
  • der Apparat, -e — device (used to refer to telephone)
    • an den Apparat gehen — answer the phone
    • jemanden am Apparat haben — to have someone on the line
    • am Apparat bleiben — to hold the line
    • Bleiben Sie bitte am Apparat. — Please stay on the line.
  • das Handy, -s — mobile phone
  • die Handynummer, -n — mobile phone number
  • die Taste, -n — key / button on a telephone
  • der Wählton — dial tone
  • die Vorwahl — area code
    • die Vorwahl wählen — to dial the area code
  • die Durchwahl — phone extension
  • wählen — to dial / to press
    • Entschuldigung, ich habe mich verwählt. — sorry, I’ve got the wrong number.
  • das Gespräch, -e — conversation / call
  • der Anrufbeantworter — answering machine
  • das Band, -¨er — tape (from when answering machines had tapes in them)
    • auf Band sprechen — to record / tape
    • Sprechen Sie eine Nachricht aufs Band. — Please leave a message.
  • die Leitung, -en — the line
    • aus der Leitung fliegen — to be cut off
  • verbinden — to connect
    • Ich verbinde Sie. — I’ll connect you.
    • Entschuldigung, falsch verbunden — sorry, wrong number.
    • Nein, falsch verbunden, hier ist Herr/Frau … — Sorry, wrong number. This is Mr./Ms….

Useful phrases for telephone conversations in German:

Clarifying the situation if the person the caller is looking for is currently unavailable:

  • Herr/Frau … ist leider nicht da. (Mr./Ms. … is unfortunately not here.)
  • Er/Sie ist gerade in einem Gespräch/Meeting. (He/She is currently in a meeting.)
  • Herr/Frau … ist im Moment nicht am Platz. (Mr./Ms. … is currently not at their desk.)
  • Er/Sie ist heute nicht im Haus. (He/She is not in the office today.)
  • Er/Sie ist heute ausser Haus. (He/She is not in the office today.)
  • Herr/Frau … hat noch bis … Urlaub. (Mr./Ms. … has holidays until … .)

Offering the caller help:

  • Kann ich Ihnen vielleicht (weiter-)helfen? (Can I possibly help you / give you further assistance?)
  • Möchten Sie warten? (Would you like to hold?)
  • Kann ich Sie mit jemand anderem verbinden? (Can I connect you with someone else?)
  • Möchten Sie eine Nachricht hinterlassen? (Would you like to leave a message?)
  • Kann ich ihm/ihr etwas ausrichten? (Can I give them a message?)
  • Seine/Ihre Vertretung ist … Soll ich Sie zu ihm/ihr durchstellen? (His/Her stand-in is … . Shall I connect you?)

Requesting clarification in case you miss something:

  • Wie war noch einmal Ihr Name? (What was your name again?)
  • Könnten Sie das bitte buchstabieren? (Could you please spell that?)
  • Unter welcher (Telefon-)Nummer sind Sie erreichbar? (At which telephone number can you be reached?)
  • Ich habe das nicht richtig verstanden. (I didn’t correctly understand that.)
  • Könnten Sie das bitte noch einmal wiederholen? (Could you please repeat that again?)
  • Würden Sie bitte etwas langsamer sprechen? (Could you please speak slower?)

When it comes to leaving telephone numbers, people often say them in clusters, which makes writing them down for non-native speakers tricky. z.B. Meine Telefonnummer lautet: 079 345 78 72 (Gesprochen: null neunundsiebzig dreihundertfünfundvierzig achtundsiebzig zweiundsiebzig). If you get the number like that repeat it back as single digits. (Also das war null sieben neun drei vier fünf sieben acht sieben zwei. Stimmt das?)

Passing on a message:

  • Selbstverständlich! (Of course!)
  • Das ist gar kein Problem. (That’s not a problem.)
  • Ich werde es ihm/ihr ausrichten! (I will let him/her know!)
  • Ich lege ihm/ihr eine Nachricht (Mitteilung) hin. (I’ll leave him/her a message [note])
  • Ich lege ihm/ihr einen Zettel auf den Schreibtisch. (I’ll leave a note on their desk.)

Connecting someone:

  • Einen Moment, ich stelle Sie durch. (One moment please, I’ll connect you.)
  • Bleiben Sie bitte am Apparat. Ich verbinde Sie. (Please stay on the line. I’ll connect you.)

Things you might hear:

  • Wann ist er/sie wieder da? (When will he/she be back?)
  • Wann ist Herr/Frau … wieder erreichbar? (When will Mr./Ms. … be contactable again?)
  • Ich müsste … (leider) persönlich sprechen. (Unfortunately, I have to speak to … personally.)
  • Ich rufe einfach später noch einmal an. (I’ll call again later.)
  • Ich versuche es dann später noch einmal. (I’ll try again later.)
  • Könnten Sie ihm/ihr bitte ausrichten, dass ich angerufen habe? (Could you please tell him/her that I called?)
  • Könnten Sie ihn/sie bitten, mich zurückzurufen? Es ist (sehr) wichtig/eilig. (Could you please ask him/her to call me back? It’s (very) important/urgent.)
  • Ich bin bis … erreichbar / im Büro. (I’m available until … . I’m in the office until … .)

Last tips:

Like all things, speaking on the telephone requires practice. Often what people struggle with is listening comprehension when there are no facial signals or body language to aid in understanding. This means you really need to practice your listening skills and speaking on the phone. You could take Patch Adam’s advice and make random telephone calls, or you can find telephone conversations online to listen to. One of our students has found himself a Skype-Pal in Germany to practice his German with someone else.

Das Spasstelefon:

Listen to a few of these German prank calls (Spasstelefon) to improve your listening:

1. Hören Sie zu. Was will der Mann? Was bietet die Frau am Apparat eigentlich an?

2. Hören Sie zu. Was hat die Frau gemacht?

3. Nun ein bisschen Schweizerdeutsch: Was hat diese Frau gemacht?

4. Hören Sie noch ein Gespräch an. Was ist hier das Problem?


1. Welche Sätze passen zusammen?

1) Herr Meyer istgerade in einem Gespräch.
2) Möchten Sie eineNachricht hinterlassen?
3) Unter welcherTelefonnummer sind Sie erreichbar?
4) Ich werde esFrau Bauer ausrichten.
5) Bleiben Sie bitte amApparat. Ich verbinde Sie.

2. Sie sitzen im Bus und hören ein Handygespräch mit. Natürlich hören Sie immer nur den einen Sprecher. 

Ergänzen Sie die Präsensformen der Verben.

  • Ich ___________ (sitzen) gerade im Bus.
  • Wann ___________ (fahren) ihr denn? ___________ (fahren) Sabine auch mit?
  • Wir ___________ (laufen) zum Stadion, von uns ist es ja nicht weit. Wann ___________ (anfangen) denn das Konzert eigentlich ___________?
  • So spät? Normalerweise ___________ (anfangen) die Konzerte doch früher ___________.
  • Mein Bruder ___________ (schlafen) übrigens bei uns. Und wo ___________ (schlafen) ihr?
  • Ach, Robin ___________ (kommen) auch? Ja, den ___________ (kennen) ich gut. Er ___________ (sprechen) sehr gut Deutsch und seine Freundin Nina auch.
  • Warum ___________ (sprechen) du denn Englisch mit ihnen? Sie ___________ (sprechen) wirklich lieber Deutsch.
  • ___________ (mitnehmen*) sie doch auch am Wochenende ___________, wenn ihr zu uns ___________ (kommen). Sie ___________ (essen) sicher gern Spargel. Du ___________ (essen) doch auch gern Spargel, oder?
  • Nein?! Na, dann ___________ (nehmen) du einfach etwas mehr von dem anderen Essen.
  • Was sagst du? Peter zieht nach Berlin? Ich ___________ (sehen) ihn ja so selten. Aber Sabine ___________ (treffen) sich manchmal mit ihm. Ich frage sie mal danach. Wenn er will, ___________ (helfen) ich ihm beim Umzug.
  • Nein, das glaube ich nicht. Sie ___________ (sprechen) eigentlich nie davon. Sabine ___________ (aussehen) jetzt auch viel besser ___________. Aber sie ___________ (schlafen) immer noch schlecht.
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